Wat er komt kijken bij de start van het samenwerken met een virtueel assistent.

Start van de samenwerking

 Zodra je start met de samenwerking, zijn er een aantal zaken die je moet regelen. Doordat er virtueel gewerkt wordt, zal je moeten faciliteren dat de virtueel assistent bij jouw bedrijfsinformatie kan.

Ik ben een voorstander van transparantie. Daarmee bedoel ik dat het belangrijk is dat je de virtueel assistent toegang verleent tot alle documentatie en de online tools, die voor het werk van belang zijn. Maar je hoeft niet op documentniveau te bepalen of externe toegang gewenst is of niet. Creëer bijbehorende mappen en geef op dat niveau toegang.

Voor een virtueel assistent geldt dat zij altijd de werkzaamheden, documenten, stukken waaraan ze werkt, in jouw werkomgeving moet opslaan. Het kan en mag niet zo zijn, dat jij niet altijd toegang tot alles hebt. Stel zij werkt aan een marketingplanning. Dan kan het niet zo zijn dat deze planning tussentijds op haar computer staat. De planning moet te allen tijde in een van jouw mappen zijn opgeslagen, zodat jij er altijd in kan kijken. Bovendien is dat veiliger. Mocht er iets met haar computer gebeuren en er is geen goede back-up gemaakt, dan ben jij jouw documenten kwijt.

Wat moet je regelen?
Wat je moet regelen:
•             een gedigitaliseerd archief;
•             facilitatie in de cloud;
•             inlogcodes van online tools;
•             een eigen e-mailadres voor de virtueel assistent indien nodig.

Wat ik bedoel met ‘in de cloud gefaciliteerd’, er zijn diverse werkomgevingen die via internet benaderbaar zijn waar je alle werkdocumenten in opslaat. Je digitale archief dus. Denk aan Dropbox, Google Drive, OneDrive en iCloud.

Groot voordeel is dat je allebei met dezelfde bestanden werkt. Hierdoor werken jullie altijd met de laatste, juiste versie. Je voorkomt dat er veel heen en weer gemaild moet worden. Je wilt ontlast worden, tijd besparen en niet veel e-mails van je virtueel assistent hoeven te beantwoorden. Daarom maak je afspraken over waar wat staat.

Bovendien bestaat het gevaar dat, wanneer je bestanden naar elkaar gaat mailen, er toch weer twee versies ontstaan. Een fout is dan snel gemaakt, voor je het weet, werk je in het verkeerde bestand.

Online Tools
Je werkt vast al met een aantal online tools. Daarvoor heb je eigen inlogcodes. Bij sommige tools kun je een extra inlogcode aanmaken en deze aan de virtueel assistent verstrekken. Bij andere tools moet je betalen om een extra user toe te kunnen voegen. Bepaal of de betaling opweegt tegen het voordeel hiervan.

Er zijn ook tools waarbij dat niet mogelijk is. Denk aan je LinkedIn-account. Stel, je wilt de virtueel assistent vragen om alle connecties waarvan je een visitekaartje hebt, uit te nodigen om te linken. Dan zal ze onder jouw account moeten inloggen.

Het meest handige is om een overzicht te maken van alle tools en bijbehorende inlogcodes. Let op: als de virtueel assistent een eigen inlogcode aanmaakt in een tool of werkomgeving van jou, laat haar die inlogcodes op hetzelfde document vermelden. Als jullie met de samenwerking stoppen, moet jij over deze inlogcodes kunnen beschikken, om ze te kunnen aanpassen of verwijderen.

Voorkom dat een teamlid waarmee jij niet langer samenwerkt, nog bij jouw bedrijfsinformatie kan!

Eigen ervaring
Voorbeeld vanuit mijn ervaring. In 2017 ben ik als virtueel assistent aan de slag gegaan. Doordat je geen collega’s hebt, geen ICT-afdeling waarop je kunt terugvallen, zal je alles zelf moeten klaarzetten, inregelen en digitaliseren, zodat je op afstand kunt samenwerken. Veel ondernemers zijn daar nog niet op ingesteld.

Het voordeel wanneer je dit wel regelt, is dat je zelf ook altijd alles makkelijk beschikbaar hebt en snel kunt terugvinden.

Aangezien je geen collega’s hebt, was het voor mij, als virtueel assistent, heel prettig dat ik bij een heleboel bestanden kon. Hierdoor kon ik mij, onafhankelijk van de opdrachtgever, gaan verdiepen in wat er aan bestanden aanwezig was. Ik leerde wat ik waar kon terugvinden en kon me inlezen in bepaalde zaken. Zaken die ik miste kon ik opvragen of ik kreeg indien nodig, alsnog toegang tot deze bestanden.

Als ik zelf een vraag had, kon ik alvast op onderzoek uitgaan naar het antwoord of ik wist in ieder geval waar ik kon gaan zoeken. Hierdoor hoefde ik niet altijd alles aan mijn opdrachtgever te vragen. Als je proactief aan de slag kunt, kom je zelf een heel eind.

Wat moet jij nog regelen om een samenwerking met een virtueel assistent te kunnen starten?
Neem voor meer informatie eens een kijkje op www.daniellesupport.nl Voor vragen kun je terecht in de live chat!

2019-01-24T09:50:17+00:00